Un exercice pilier de votre relation avec les membres de l’équipe
L’entretien trimestriel est l’un des outils à utiliser dans le suivi de votre équipe. C’est un rendez-vous récurrent, qui sera très structurant de votre relation avec les membres de l’équipe.
Il permettra à ceux-ci d’avoir une bonne visibilité sur leur progression, vos attentes.
Il vous permettra de bien appréhender les difficultés et les besoins de chaque individu, et de planifier des solutions.
Il est important lors de ce rendez-vous d’équilibrer la parole entre vous et votre collaborateur, pour que chacun puisse se nourrir des retours de l’autre.
Il est également fondamental que cette réunion ait été préparée en amont par les deux partis !
Comme toujours, il n’y a pas une unique façon de structurer ce moment ; je vous en propose ici une qui est plutôt exhaustive, et devrait vous permettre de ne laisser aucune zone d’ombre.
Feedback du Collaborateur
Ressenti du trimestre passé
On parle ici vraiment de ressenti, et d’une porte ouverte sur les émotions, même s’il est bien sûr idéal que cela soit appuyé par des exemples et des faits.
Demandez à la personne ce qui l’a motivé et démotivé dans le trimestre passé ; c’est une question générale, la réponse doit pouvoir toucher tous les sujets.
De manière plus spécifique, demandez également ce que la personne pense des méthodes de travail et de l’organisation de l’équipe.
Projection
Renseignez-vous sur la façon dont la personne se projette à moyen terme dans l’entreprise, sur les 6-12 mois à venir.
C’est bien sûr un moyen de pouvoir se synchroniser avec les aspirations de la personne, mais c’est aussi une porte ouverte qui permet parfois de s’enquérir d’un risque de churn qui n’était pas apparu en transparence jusque là.
Achievements
Faites le point sur les accomplissements des trois derniers mois.
Une bonne approche consiste à structurer cette section en deux parties :
- les tâches accomplies, que ce soit des fonctionnalités, des process mis en place, de l’aide apportée à d’autres équipes
- les compétences acquises, qu’elles soient soft ou hard.
C’est une partie essentielle de l’entretien car elle permet de valoriser le travail effectué, tant dans sa qualité que dans sa densité.
C’est aussi un moment qui permet parfois de mettre en exergue la sous-performance d’un collaborateur.
Feedback sur l’environnement
On insiste dans cette section sur du feedback spécifique sur trois sujets clefs. L’objectif ici, en étant précis, est de s’assurer que l’on reçoit bien des informations sur les sujets les plus essentiels qui ne seraient pas forcément ressortis dans la première partie.
On demande donc au membre de l’équipe des retours sur :
- L’équipe
- Le Manager direct (n+1)
- L’entreprise (stratégie, fonctionnement)
Feedback du Manager & Points d’action
Feedback
Sans feedback, pas d’amélioration possible ! En tant que manager, vous devez particulièrement soigner cette partie de l’entretien, car c’est probablement celle qui aura le plus d’impact sur votre collaborateur ; c’est aussi souvent celle sur laquelle il a le plus d’attentes.
Vous n’êtes pas omniscient, je vous conseille donc vivement de mettre en place un processus de feedback 360 en amont de vos entretiens trimestriels.
Vous pourrez ainsi faire des retours non seulement en fonction de vos propres observations et ressentis, mais aussi celles et ceux de ses pairs.
Structurez bien vos retours en deux parties : d’un côté le positif, de l’autre tout les points qui nécessiteraient une amélioration. N’hésitez pas à demander l’avis de la personne sur cette deuxième partie, et valider votre alignement.
C’est souvent l’occasion d’un échange structurant pour la suite.
Points d’Amélioration & Compétences
Une fois le moment de feedback passé, vous allez pouvoir vous concentrer sur l’avenir, et la progression.
Je trouve intéressant de structurer les points d’amélioration en deux parties :
- La partie « soft skills« , plutôt dédiée à l’attitude, aux comportements, à la façon de travailler
- La partie « hard skills« , plutôt dédiée aux savoirs-faire techniques. Les ressources pour faire évoluer la personne sur ce plan sont multiples : compétences internes, formation en ligne, formations externes
Validez bien que vous êtes tous deux d’accord sur les points d’action mis en place, et insistez bien sur l’objectif de les réaliser durant les trois prochains mois (sauf exception).
En complément, vous pouvez ajouter une section « Équipe », qui permettra de recenser des points d’amélioration au niveau du groupe qui seraient apparus au fil des discussions.
Un exercice récurrent
Ce qui fera la force de cet exercice c’est sa répétition tous les trois mois, qui vous permettra progressivement d’avoir une trame, une trajectoire claire pour chacun des membres de votre équipe.
Ce processus est rassurant : pour le collaborateur, qui se sent suivi et écouté, et pour le manager, qui s’offre ainsi une précieuse visibilité.
Une fois par an, vous transformerez cet entretien en une séance de « perf review »… mais c’est un sujet pour une prochaine fois !